Outlookの署名をVBAで自動追加する方法が案外難しい

以前OutlookでメールをExcelVBAで大量に作成するコードをこちらの記事でご紹介しました。

これは私が現在業務で最も使用しているコードの1つですが、使用した際に署名が反映されないという課題がありました。

この部分は手で付け足したり、もしくは本文に署名も付け加えていたりしたのですが、手で付け加えるのはそもそも面倒、本文に署名を付け加える場合、HTMLの仕様の問題だと思いますが、スペースの幅・数がずれることがありました。

そこで現在使用している署名を本文の下に追加した状態でメールを作成できるコードに改良してみました。

署名の内容の呼び出しと取り込み方法について

署名はC:\ユーザー\[ユーザー名]\AppData\Roaming\Microsoft\Signaturesというフォルダにテキスト形式で保存されています。
（AppDataが表示されない場合、隠しファイルを表示にチェックをして探してみてください。）

このファイルを読み込んで、内容を本文の下に追加するフローで署名を追加するコードを考えました。

署名を追加した状態でOutlookメールを作成するExcelVBA

今回署名つきのコードを作成するにあたり、こちらのページを参考にさせていただきました。

もしかしたら外国の方が作成されているのかもしれません。
少し日本語が変な気がするのでちょっと心配していましたが、きちんとした情報を提供してくださっていました。
（疑ってスミマセン…）

メールを作成する部分のコードは以前ご紹介したOutlookの差し込みメールを作成するExcelVBAを用いています。

テキストの内容を取得するためにはOpenAsTextStreamメソッドを使用しました。

引数の1つ目は「1」とすると読み取り専用で開きます。（2 = 書き込み用、8 = ファイルの末尾に書き込み用）
引数の1つ目は「-2」とするとシステムの規定の設定でファイルを開きます。（-1 = Unicode形式、0 = Ascii形式）

どちらも意識せずに、OpenAsTextStream(1 , -2)で入力して良い気がします。

上記のコードを実行するとメールが作成され、署名が追加されていることを確認できました。
下記に動作をキャプチャした動画を記載します。

Outlookの予定表を削除する手順は難しい

前回Outlookの予定表を登録するExcelVBAコードを紹介しました。

これは私の職場のように、課やグループ内ではExcelで外出や休み・内勤などの予定を把握しているものの、社内の他の部署に対してはOutlookの予定表でスケジュールを共有している場合、Excelで管理している予定を手間なくOutlookに登録することを想定して作成しました。

予定表登録は月に1回の登録を想定していたので、月内であまり予定が変更ない場合特に問題ないのですが、私の所属部署は月の中での予定変更がかなりあります。
変更が生じた場合にOutlookの予定表登録を行っても以前の予定が削除されずに残った状態となり、どんどん古い予定が積み重なってしまう問題が生じていました。

今回はOutlook上の予定表を常に最新の状態に保つため、Outlookの予定表を削除するExcelVBAコードを考えましたので紹介します。

Outlookの予定削除では全部の予定を順番に調べる

Outlookの予定は予定表のアイテムとして登録されています。
予定表のアイテム自体の中で日付ごとの順序などは特にないようで、期間での絞り込みなどはできず、すべての予定を調べる必要があります。

よって今回は条件分岐を用いて対象の予定を削除するExcelVBAコードを考えました。

Outlookの予定を削除するExcelVBAコード

予定表を登録した際のExcelシートが残っている場合、その情報を元に該当する予定を削除するExcelVBAコードは下記の通りです。

このVBAコードは該当する予定の絞り込みを日付・時間・タイトル・場所でかなり細かく行っているため、もともと登録した情報がExcelのシート上に残っている場合、誤って別の予定を削除してしまう可能性がないのが大きなメリットになります。

しかし、予定を記載したExcelのシートが残っていない場合、シートを作り直さなければならないデメリットがあります。
この問題を解決するために下記のようなコードも考えてみました。

こちらは開始日と本文（内容）でのみの判定をする仕様となっています。

Excelのシート上のA列に削除したい予定表の日付を記入しておき実行することで、該当の日付で本文（内容）が「自動入力」から始まる予定表を削除します。

予定表を登録する際に削除するためのフラグとして本文（内容）の最初に「自動入力」を入力しておく必要があります。
（予定表登録の自動化はこちらのページを参考にしてください。）

Int関数は数字から整数部分を抜き出す関数で、日付と時間の両方が格納されている値の場合、日付だけを抜き出すことが可能です。

Outlookの予定表を削除する手順は難しい

以前にこちらでOutlookの予定表を登録するExcelVBAコードを紹介したことがあります。

この時は終日のイベントを考慮していなかったこと、日付の設定の仕方があまり適切でなかったことがあり、今回修正案を作成することにしました。

今回使用するワークシートについて

今回作成するExcelVBAを使用するにあたって使用するシートは下記の通りです。
以前紹介した表の右端H列に「終日」の項目を用意しています。

以前の予定表作成から修正点2か所

①終日イベントの設定

Outlookの予定表アイテムを「aItem」とした場合、「aITEM.AllDayEvent = True」とすると終日のイベントとして登録することができます。

私の環境（Windows10+Office2016）だけのバグかもしれませんが、終日設定をする際に時間は事前に「0:00:00」としておかないとうまく登録されないようです。

②開始日時・終了日時の設定

開始日時・終了日時を以前は文字列形式で設定しましたが、色々と不具合が生じる可能性があったので、日付型を用いるようにしました。

Outlookの予定表アイテムを「aItem」とした場合、開始日時・終了日時は下記のように設定しています。

③分類項目の設定

同僚から予定表登録時に色分けをしたいと要望があったため分類項目を設定できるようにしました。
分類項目はアカウントごとに名称を自由に設定できてしまうため、項目名をセルに入力する仕様としています。

省略可能にしておいて、空欄のままだと分類項目を設定しないように設定しています。

Outlookの予定表を自動入力するExcelVBAコードについて

今回作成したExcelVBAコードは下記の通りです。
終日の処理だったり、終了日時未記載の場合の条件分岐が入っているのでコードは長いですが、簡単な繰り返しで作成できていると思います。

内容作成の時の「自動入力」の文字は削除する際のフラグとして入力しています。
（詳細はこちらの記事参照）

毎日のメール処理の時短ツールの紹介

私の仕事の中で研修の申込書をメールで受け取って集計する業務があります。
VBAで自動集計するため専用のExcelフォーマットをメールで送っていただく運用にし、受付専用のメールアドレスを指定しているのですが、申し込みをしてくる対象者が多いためか徹底されず違うメールアドレスに送ってくることが多くあります。

異なるアドレスに送られてきた申込書は受付しないで拒否する手もあるのですが、なるべく親切にしたいなという思いから、

の流れで処理をしています。

このメールを2つ送る作業が何気に面倒で、前回は①の返信を自動で作成できるVBAコードを考えてみました。
今回は②のメールに添付されている申込書を正しいアドレスに転送する部分を自動化したいと思いVBAコードを考えてみました。

添付ファイルを残して返信したい

先ほどの②メールに添付されている申込書を正しいアドレスに転送に関して、単純に転送を用意するのでも良いのですが、どうせなら一度で済むように①の申込書の送信元に送るメールに添付を付けた状態にしておいて、CCに正しいアドレスを入力する方法を考えました。

ここで肝心なのが元のメールにある添付を残した状態で返信メールを作成することです。

通常Outlookの転送では添付そのまま残りますが、返信では添付がなくなります。
これはいただいた添付を他の人に伝える目的の転送と異なり、送信者にそのままの状態で返信するケースが少ないからと推測されます。

実際Outlook以外のメーラーでも同様の挙動になると思います。

添付ファイルを残した状態で返信メールを作成するExcelVBAコード

Outlookの標準の機能では返信メールに添付を残す方法がないようなので、VBAで機能を考える必要がありました。
具体的な方法としては下記2通りを考えてみました。

これら2つのコードについて順にご紹介します。

なお、ベースとして前回ご紹介したExcelのワークシートに追加宛先・追加CC・件名・本文などの記入フォーマットを用意しています。

①返信メールを作成→元のメールの添付をダウンロード→返信メールに添付

元のメールの添付ファイルを一度ダウンロードし、返信メールに添付した後ダウンロードしたファイルを削除するフローで考えました。

デスクトップにフォルダを作成し、そのフォルダにダウンロードするのですが、同じ名前のフォルダがあると誤って削除しないように中断するようにしています。
一時フォルダの名前を普段使わないような名称にすればカブることもないと思いますし、手順は回りくどいですが一応目的の機能は達しています。

②転送メールを作成→宛先に元のメールの送信者とToを指定する

転送メールを作成した後の宛先の作り方が難しく、届いたメールの宛先が複数ある場合で送信元とは別の宛先に送る場合にアカウント名で表示されているとうまくメールが送れなくなります。

宛先の作成は送信元のみにすればエラー回避できますが、複数の宛先に送れないという意味で機能が制限されています。

①の添付を後で作成する方が実用的な気がします。

届いたメールに対しての返信メールを作成するツールが欲しい

以前からメールを一括作成して差し込み印刷のようにメールを送る方法をはじめ、Outlookを用いてメールを作成するVBAコードをいくつかご紹介していましたが、これらのコードはすべてメールを新規に作成するものでした。

私の職場は部署（営業所みたいな感じ）が多く、あちらこちらとやり取りをする必要があるためメールがかなり多いです。

同じような問い合わせのメールを何度も受けたり、あらかじめ決まったフォーマットを添付してもらうはずなのにメール本文にベタ打ちされていたりして、同じ内容の文言を何回も送ることに追われていました。

そこで今回は返信メールを作成するVBAコードを考えて少しでも作業負担を減らそうという試みです。

返信メール作成ツールの条件

私が想定している返信メール作成ツールの条件は下記の通りです。

当初ボタン1つですぐに実行できるようにOutlookVBAで作成しようかと考えていたのですが、メール本文を複数登録して使い分けできるようにすることを考えてExcelVBAを使用することにしました。

ユーザーフォームを使って作っても良かったのですが、本文の新規登録・修正にVBAの知識が必要になるのでExcelのワークシートを用いる方針にしました。
他の条件を設定するのにもExcelのワークシートを用いるのが便利だし、複数の本文はシートをコピーして簡単に作成できます。
やっぱりVBAの中でもExcelVBAは汎用性が高く使いやすいです。

返信メール作成ツールのワークシートについて

返信メール作成ツールのワークシートは下記のように作成しました。

返信メールの作成に当たってパターンを分けたい内容に関してはワークシートに記載します。
今回作成したシートでは「To」「CC」「件名」「本文」「差出人アカウント名」をパターン分けの項目として作成しています。

シートをコピーして本文を用意することで色々なパターンの返信を作成することが可能です。

返信メール作成ツールのExcelVBAコード

返信メール作成VBAコードについては「ActiveExplorerメソッド」を使用します。

oApp.ActiveExplorer.Selection.Items(1)で選択しているメールの1つ目を指定します。
インデックス番号は1から開始されるようです。

Outlook Object Libraryの参照設定にチェック必要です。
参照設定の手順はこちらを参考にしてください。

仕訳ルールでは対応できない条件の設定

私の職場ではOutlookのメールのやり取りをすることが非常に多く、色々な報告書や申込書が送られてきます。

送られてきたメールは報告や申込の単位でフォルダ管理をしているのですが、同じ送信元でも色々なメールが来るため仕訳ルールを使っての分類ができなくて不便でした。

今回、送られてくるメールを自動で仕分けることができるように、添付ファイルに特定の文字を持つメールだけを別のフォルダに移動するExcelVBAコードを考えてみました。

添付ファイルのファイル名を調べて特定の文字を含むメールを他のフォルダに移動するExcelVBAコード

今回作成したサンプルコードは受信トレイに入っているすべてのメールについて、1つ目の添付ファイルのファイル名を調べます。
そして添付ファイルのファイル名に「11月申込書」という文字が入っていた場合、そのメールを移動先のフォルダに移動する（もしくはコピーする）VBAコードです。

メールの数をカウントして順に進めていきますが、フォルダを移動させるとメールの数が減り、後のメールのインデックス番号が変わってしまうため、繰り返しはインデックス番号の大きいものから順に行う流れにしています。

ExcelVBAで作成していますが、PowerPoint,Word,Accessなどでも動作すると思います。
（OutlookVBAでは「oApp」の宣言など不要なコードが入っているのでそのままだと動作しません。）

メールの移動とコピーについて

Outlookを操作する際のコピーの機能はExcel上の操作と異なるり、「Paste（貼り付け）」がありません。
「Copy（コピー）」を実行した段階でコピーが作成されるので慣れないとメールが大量にコピーされたり予想しない挙動を示すことがあります。

メール作成の自動化でのジレンマを解消するツール

以前にこちらの記事でたくさんのメールを一度に作成するコードを紹介しました。

このメール作成機能は便利ですが、作成したメールを送信する手順は極端な2通りしかなく、1つは完全に自動で内容を見ずに送る方法、もう1つは内容をチェックした後に手で送信ボタンをクリックする方法で、他の方法はありませんでした。

できれば内容を確認したいのですが、手作業でたくさんのメールの送信ボタンを押し続けるのはかなり苦痛です。
例えば50件くらいを1回送るだけならメールの送信ボタンを押し続けても良いのですが、100件以上を毎日送ると考えると多くの方は嫌になってしまうと思います。

だからと言って内容を全くチェックせずに自動で送信するのもできれば避けたいところでした。

今回はこのジレンマを解消するため、作成したメールの中身をある程度確認しつつ、一括でメールを送信する機能を考えてみました。

メールをたくさん作成した場合のその他の問題点

たくさんのメールを作成した場合、送信のボタンを自分で押しまくるか、または全く内容を確認せずにメールを自動送信するかの判断に迫られること以外にも問題点があります。

それは作成したメールをすべて表示させたままにするとOutlookがフリーズすることがあります。
私の職場のPC環境では作成するメールの数が3桁になると強制終了してしまうことがありました。

そのため、私は下記のコードを用いて、作成したメールを一度下書き保存して閉じるようにしました。

このコードを使用すると作成したメールは下書きに保存され、閉じられるのでメール作成の動作が安定するようになりました。

一括メール送信のVBAコードについて

今回作成したメールを一括送信する流れは、下書き保存したメールをいくつか目で見てチェックし、きちんとメールが作成されているか確認した後、下書き保存されているメールを一括で送信するという流れを想定しています。

VBAで実行する内容は「下書き保存したメールをすべて送信する」ことです。
Excel上で下記のコードを実行すると下書き保存しているメールが順番に送信されます。

宛先の不備などで送信できないメールがあった場合は、エラー処理でメールをそのまま閉じて、次のメールを送信する流れにしています。

ExcelでOutlookの操作を行うには参照設定が必要です。
参照設定の方法についてはこちらの記事をご確認ください。

Excelでの申請書・申込書などの集計に便利なツールの紹介

Excelのファイルに内容を記載してメールに添付して送るという一連の流れは日常の業務でかなり多くの方が行うことだと思います。
私の勤務している部署でも営業所から本社あてに申請書・申込書などがたくさん送られてきます。

メールにファイルを添付して申請や申込みを受け付けるのはハードやソフトの面でコストがかかりにくく、導入のハードルが低いのは大きなメリットですが、代わりにどこにどのような形式でいつ送るかというのを明確に定めていないとメールを受ける方が大変になってしまいます。

意図している宛先とは異なるところにメールを送られてしまったり、集計するのに必要な項目に不備があったり、きちんと受付されているか確認のメールがさらに届いたり、効率を下げてしまう色々な要因があります。

今回はExcelファイルの申請書・申込書を作成するにあたり、メールを起動するボタンを用意することで送信先を間違えるリスクを減らし、メール作成の時間を短縮するExcelVBAを考えてみましたのでご紹介します。

申込書に組み込むExcelVBAコード

必要事項を記入後、すぐにOutlookを起動してメールを作成し、記入した申込書を添付するExcelVBAコードを考えてみました。

読み取り専用で開いていた場合は名前を付けて保存、読み取り専用でなければ上書き保存を行い、そのファイルをメールに添付します。

またメールに添付する際、ファイル名にアカウント名やファイル作成日時を追加するためにマイドキュメントにフォルダを作成し、ファイル名を変更したものを保存してから添付するというステップをはさんでいます。
（エラーを起こさずに進めば、マイドキュメントのファイルは削除されます。）

下記のマクロを実行しやすくするために、私はワークシート上に「メール作成」と記載したボタンを用意して活用しています。

Outlookの操作が必要なので、「Outlook ×× Object Library」の参照設定をオンにしてください。
参照設定の手順についてはこちらの記事を参考にしてください。

宛先を都度変更して使いたい場合、非表示のシートを用意して、そのシート内に宛先を記入しておく方法もあります。
VBAコードを編集しなくても宛先を変更できるようになるので、色々な人が使用することを前提に作成する場合におすすめです。

Outlookで差し込み印刷のようにたくさんのメールを作成するExcelVBAと対になる機能

以前こちらの記事で差し込み印刷のようにたくさんのメールを作成するExcelVBAコードを紹介しましたが、たくさんのメールを一括で作成する機能は「本社→多数の営業所」に一括でメールを送るのを助けるツールです。

それに対して、今回ご紹介した申請書・申込書の補助ツールは「多数の営業所→本社」に情報を送る際に使用するツールとなります。

営業所側はメールを作成する時間を短縮できて、かつ正確に相手に送信できるのが大きなメリットです。

一方、本社（メールの受け取り側）は決まったフォーマットのファイルが添付されたメールが正しい宛先に指定した件名で届くので集計に役立ちます。
このツールは送り側と受け取り側のいずれにもメリットがあります。

200906更新

こちらにこの記事で紹介しているコードのより新しいものをご紹介しています。
ご興味あればご確認ください。

Outlookのメール作成ツールはかなり用途が広い

以前にOutlookで差し込み印刷のようにメール本文を作成するExcelVBA（メール作成③）で差し込み印刷のように複数のメールを作成するExcelVBAをご紹介しましたが、職場で同僚に使ってもらっていたところ修正案が出てきましたので更新してご紹介します。

Outlookの差し込みメール作成ツールについて

このメール作成ツールはたくさんの宛先に内容をほんの少しだけ変えたメールを送る必要がある場合に使うツールです。

変更部分を<項目名>とした本文を作成し、表に差し込みたい内容を表に記載することで複数のメールを一括で作成できます。詳しい操作手順に関してはこちらの記事をご確認ください。

Outlookのメール作成VBAの変更点は大きく5点

今回追加した機能としては下記5点になります。

①件名についても差し込みを実行する

前回の紹介したVBAコードでは本文のみを対象として差し込みを行っていましたが、件名についても差し込みできるように修正しました。

②宛先・CCを複数登録可能

前回の記事では宛先・CCは1つだけを想定して作成していましたが、複数の宛先でも記載できるように修正しました。

③添付ファイルの複数登録

前回の記事はセル1つに1つの添付ファイルを記載し、2列で合計2つのファイルを添付できる作りにしていましたが、複数の添付を想定し、1つのセルに記載することで完結できるように修正しました。

④送信しないフラグの設定

リストをそのまま貼り付けて、そのうち一部は送信しなくても良いなどの場合、リストから行を削除するのではなく、送信しなくて済ませられるようにフラグを設定しました。

⑤差し込み項目数を増やす

前回は差し込み内容が2つで作成しましたが、もっとたくさん使用できる方が都合が良いとのことで、項目数を15としました。

サンプルコード使用時の注意点

今回ご紹介するExcelVBAコードは参照設定が必要になる部分があります。

Outlookに関するライブラリーを参照するので「Microsoft Outlook ○○ Object Library」（××はバージョンによって変わります。）を有効にしてください。手順が不明な場合はこちらを確認してください。

（参照設定しなくても動くコードも方法もありますが、やっといて不便はないはずです。）

Outlook差し込みメール作成ツール

①差し込みメール作成用Excelシート

差し込みメール作成に使用するExcelのシートは下記のように準備しています。

本文中の<>で囲まれた部分が6行目E列からS列までの項目名と一致する部分について表の中の情報に置き換える仕様です。
例えば件名に記載している<件名ヘッダー>は今回作成する2つのメールではそれぞれE列の7行目「該当者連絡」、8行目「業務連絡」という文言に置き換えられます。

また、左上にはメール作成の起動ボタンを用意していて、クリックすることでOutlookが起動するように設定しています。

②差し込みメール作成のVBAコード

今回作成したVBAコードは以下のようになります。

Outlookのメール作成ツールには参照設定が必要

OutlookのメールをExcelVBAを用いて作成するツールはかなり便利で、私も事務仕事をする際によく使っています。

これまでにいくつかご紹介してきましたが、大事な参照設定について伝え忘れてしまっていたので今回手順をご紹介します。

Outlook Object Libraryの参照設定手順

Outlook操作のVBAを記載するExcelのファイル開いて、「開発タブ」→「Visual Basic」を選択し、VBE（Visual Basic Editor）を起動します。

開発タブが非表示になっている方やショートカットを活用したい方は「Alt+F11」でもVBEを起動できます。

開かれたVBEの画面で「ツール」→「参照設定」をクリックし、参照設定画面の一覧の中から「Microsoft Outlook ×× Object Library」（××はバージョンによって変わります。）のチェックを付けて「OK」をクリックします。

この操作によってOutlook操作のためのコードが使用できるようになります。

Outlook Object Libraryの参照設定時の注意点

他の参照設定でも同様ですが、Microsoft Outlook ×× Object Libraryのバージョンが変わった際、古いバージョンから新しいバージョンへは互換機能が働いて置き換えられますが、新しいバージョンから古いバージョンになるときにうまく移行しないことがあります。

その際は参照設定の表示が「参照不可：Microsoft Outlook ×× Object Library」と表示され、VBAコードがエラーになります。

職場と自宅のパソコンのバージョンが異なる場合、自宅のPCで作ったVBAが起動しなくなることがあるので覚えておいて損はないと思います。
私はこの現象でせっかく作ったことがあり、原因がわからずすごく焦ったことがあります。