Word操作 | VBA・GAS・Pythonで仕事を楽しく効率化

Wordファイルの特定のページをPDF化するExcelVBA

okumasahito — Sun, 19 Jul 2020 05:44:03 +0000

Word→PDFの繰り返しを自動化して楽にする
Wordファイルを分割してPDFにする手順
作成したExcelワークシート
作成したExcelVBAコード
1. 1.対象ファイルの取得（①）
2. 2.連続PDF化の実行（④）

Word→PDFの繰り返しを自動化して楽にする

以前にWordをPDFにするExcelVBAのコードをご紹介しましたが、その時のコードはWordファイルの全ページをPDFにするものでした。

今回は同僚から「300ページくらいあるWordの一つのファイルを3-4ページ位ごとに分割してPDFにするのに何か楽にする方法がないか」と相談があり、負担を軽くするためのコードをk考えてみました。

Wordファイルを分割してPDFにする手順

今回のツールもExcelVBAを使用して作成することにしました。
まず対象となるWordファイルを開いて、指定したページごとに区切ってPDF化していくのを繰り返すフローを想定しています。

全ページをPDF化してそこからPDFファイルを分割する方法も考えましたが、PDFを分割するソフトが必要なのと、VBAでの完全自動化が難しそうだったのでやめました。
（他のプログラムだと簡単にできるのかもしれませんが。）

作成したExcelワークシート

今回作成したツールを使用するために必要な情報は下記のようにワークシートに記載するようにしています。

①対象フォルダ名・対象ファイル名を取得し、②変更後のPDFファイル名を記入、③印刷の開始位置、終了位置を必要な行だけ記入して、④PDF出力すると元ファイルと同じフォルダに作成したPDFファイルが格納されるフローとなります。

作成したExcelVBAコード

1.対象ファイルの取得（①）

対象ファイルをパス含めて手入力しても良いのですが、手間なのでファイルを選択すると自動で記入されるようにしてみました。
下記のコードを実行すると、選択したファイルについて、A2セルにフォルダ名・A4セルにファイル名が入ります。

Sub Wordファイル名パス取得()

Dim FolderName As String
Dim FileName As String ’文字列を入れる変数として「FileName」を使う
FileName = Application.GetOpenFilename ’ダイアログを用いて選択したファイルのフルパスを取得

FolderName = Left(FileName, InStrRev(FileName, “”) － 1) ’フォルダ名とファイル名に分離
FileName = Mid(FileName, InStrRev(FileName, “”) + 1)

ThisWorkbook.ActiveSheet.Cells(2, 1) = FolderName ’セルに記入
ThisWorkbook.ActiveSheet.Cells(4, 1) = FileName

End Sub

2.連続PDF化の実行（④）

連続PDF化のコードは下記の通りです。

実行前に②出力するファイル名を指定することと、③PDF化対象のページを指定しておく必要があります。

Sub wordファイルページ指定して印刷()

Dim objWord As Word.Application
Set objWord = CreateObject(“Word.Application”)
objWord.Visible = True

Dim objDoc As Word.Document

Dim FileName As String
Dim i
Dim 出力FileName As String

’出力ファイル名の設定
’拡張子が記入されていてもなくても対応できるように一旦削除

出力FileName = Cells(2, 1) & “” & Cells(4, 1)
出力FileName = Replace(出力FileName, “.pdf”, “”)

FileName = Cells(2, 1) & “” & Cells(4, 1)
Set objDoc = objWord.Documents.Open(FileName)

i = 7
Do While Cells(i, 1) <> “” ’ 印刷対象のページがなくなるまで実行
objDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=出力FileName & “-” & Format(i － 6, “000”) & “.pdf”, ExportFormat:=wdExportFormatPDF, _
Range:=wdExportFromTo, From:=Cells(i, 1), To:=Cells(i, 3)
i = i + 1
Loop

objDoc.Close
Set objDoc = Nothing

objWord.Quit
Set objWord = Nothing

End Sub

「ExportAsFixedFormat」の引数「Range」「From」「To」を指定することで印刷（PDF化）範囲を設定します。
設定内容は下記の通りです。

Range:=wdExportFromTo　範囲指定の場合この記述が必須になります。

From:=Cells(i, 1)　各行の設定開始ページ

To:=Cells(i, 3)　各行の設定終了ページ

ExcelVBAでWordファイルをPDF化する

okumasahito — Mon, 29 Jun 2020 14:04:09 +0000

ファイルの数が多いと面倒な作業をVBAで自動化
Excelのシートに対象のファイルを書き出す
今回使用するワークシート
作成したExcelVBAコードと実行手順について

ファイルの数が多いと面倒な作業をVBAで自動化

最近仕事でWordのファイルを大量にPDFに変更する必要がありました。
1つ2つくらいのファイルなら手作業で済ませるのですが、今回は50件行う必要があり、また他のタイミングでも継続的に業務として発生することが決まっていました。

そこで、（サラリーマンらしくこの作業は本当に必要あるのかは考えるのをやめて）VBAで自動化の方法を考えてみました。

Excelのシートに対象のファイルを書き出す

WordのVBAは使いにくいですし、もともと大量のファイルを処理することが前提でしたので、ExcelのワークシートとExcelVBAを使用することにしています。

私の経験上この組み合わせはExcelのファイルを操作するだけでなく、色々な業務で使いやすいと思います。
手順は下記の3ステップを想定しています。

①Excelのシートに対象とするファイル名とパスを書きだす

②出力するPDFのファイル名を設定する

③対象となるWordのファイルを開いて順にPDF化する

今回使用するワークシート

今回使用するワークシートは下記の通りです。
対象ファイルを特定のフォルダにまとめて格納しておけば一括でファイル名を取得できるようにしています。

作成したExcelVBAコードと実行手順について

①ファイル名一覧の取得

まず①Wordファイル一覧を一括取得するExcelVBAコードは下記の通りです。
実行するとファイルの選択ダイアログが開き、対象ファイルの一つを選択するとそのフォルダにあるWordファイルのパスとファイル名をA列に記入します。

Sub Wordファイル名一覧取得()

Dim FolderName As String ’文字列を入れる変数として「FolderName」を使う
Dim index As Integer ’数字を入れる変数として「index」を使う
Dim FileName As String ’文字列を入れる変数として「FileName」を使う
FolderName = Application.GetOpenFilename ’ダイアログを用いて選択したファイルのパスをFolderNameとする①
Dim i

If FolderName = “False” Then ’FolderNameが選択されていなければ作業を終了する
Exit Sub
End If

’今のフォルダ名には選択したファイル名含まれているので、ファイル名の部分を切り取る作業。
index = InStrRev(FolderName, “”) ’フォルダ名部分の文字数をカウントする
FolderName = Left(FolderName, index) ’ カウントした文字数までの部分を切り取ってフォルダ名とする
FileName = Dir(FolderName & “*docx”) ’ フォルダの中に含まれるファイルを取り出す
i = 2

Do While FileName <> “” ’ ファイルがなくなるまで繰り返す
ThisWorkbook.ActiveSheet.Cells(i, 1) = FolderName & FileName ’ 変更を行う
i = i + 1
FileName = Dir() ’
Loop

End Sub

②PDFとして出力する際のファイル名の記入

出力先フォルダとファイル名はC列に入力してから出力を開始します。
ExcelのSubstitute関数やVBAのReplace関数を使って自動で表記することも可能です。

一例ですが、デスクトップにある「Wordファイル」というフォルダから同じくデスクトップにある「PDFファイル」というフォルダに拡張子以外の部分を同じファイル名で出力する場合にはC2セルに下記のように関数を入力しておきます。
（「.docx」を「.pdf」に置換、「Wordファイル」を「PDFファイル」に置換しているだけです。）

=SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(A2,”.docx”,”.pdf”),”Wordファイル”,”PDFファイル”)

③一覧に記載されているWordファイルを順にPDFとして出力する

WordファイルをPDFとして出力するコードは下記の通りです。
実行するとC列に記載したフォルダ・ファイル名でPDFが出力されます。

Sub Wordファイル一括PDF変換()

Dim objWord As Word.Application
Set objWord = CreateObject(“Word.Application”)
objWord.Visible = True

Dim objDoc As Word.Document

Dim FileName As String
Dim i

i = 2

Do While Cells(i, 1) <> “” ’ ファイルがなくなるまで繰り返す
FileName = Cells(i, 1)
Set objDoc = objWord.Documents.Open(FileName)
objDoc.ExportAsFixedFormat OutputFileName:=Cells(i, 3), ExportFormat:=wdExportFormatPDF
objDoc.Close
Set objDoc = Nothing
i = i + 1
Loop

objWord.Quit
Set objWord = Nothing

End Sub

ExcelVBAでWordの文章を編集する

okumasahito — Sun, 16 Dec 2018 05:58:25 +0000

ExcelでWordを操作する
ExcelでWordを操作する際の準備
今回作成したExcelVBAの概要
Wordファイルを差し込み印刷のように作成していくExcelVBAサンプルコード

ExcelでWordを操作する

Wordで少しずつ異なるたくさんの文書を作成する必要に迫られ、何とかExcelVBAを使って簡単にできないか考えてみました。
あまり使用頻度は高くないかもしれませんが、せっかく作成してみたのでご紹介します。

ExcelでWordを操作する際の準備

ExcelVBAを使ってWordを操作するには参照設定をする必要があります。
VBEの画面で「ツール」→「参照設定」→「Microsoft Word 〇〇 Object Library」にチェックを入れるようにしてください。

今回作成したExcelVBAの概要

今回作成したExcelVBAはWordの差し込み印刷のようなイメージしています。
テンプレートファイルの該当部分の文字を指定したものに置き換え、新たなファイルをどんどん作成していくツールとなっています。

差し込み印刷と異なる部分は2点です。

①差し込み元になるデータを含むExcelから起動できる

②データレコード1件につき1つずつファイルを作成する

差し込み印刷の設定・使い方を知らない人でも簡単に使えることをイメージして作成しました。
（何となく自由度が低い気がして、私もあまり詳しく使いこなせていません。）

またWordの場合は通常、単語の位置・文字数・段落などで場所を指定するのですが、Excelのセルと異なり文字を入力すると位置が変わります。

私は下記のように入力項目に<>をつけて挿入する目印にしています。

Wordファイルを差し込み印刷のように作成していくExcelVBAサンプルコード

Excelで記入した表に従って、項目を入力していくExcelVBAコードになります。
項目はいくつあっても入力できる仕様になっています。

Declare Sub Sleep Lib "kernel32" (ByVal dwMilliseconds As Long)

Sub Wordテンプレートに入力()

Dim FSO As Object
Set FSO = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
If FSO.FolderExists(ThisWorkbook.Path & "作成_案内") = False Then
FSO.CreateFolder ThisWorkbook.Path & "作成_案内"
End If

Set FSO = Nothing

Dim wdApp As Object
Set wdApp = CreateObject("Word.Application")
Dim i, k
With wdApp

i = 2
Do Until Cells(i, 1) = ""

k = 1
Do Until Cells(i, k) = ""

.Visible = True
’このファイルと同じフォルダにあるテンプレートファイルを開く
.Documents.Open (ThisWorkbook.Path & "案内_テンプレート.docx")
Sleep 1000 ’①待ち時間を入れないとエラーになる場合があります

With .ActiveDocument.Content.Find
.Text = "<" & Cells(1, k).Text & ">"
.Execute Replace:=wdReplaceAll, replacewith:=Cells(i, k).Text
End With

k = k + 1
Loop

’②Excelセル内の改行をWordの改行に揃える
With .ActiveDocument.Content.Find
.Text = vbLf
.Execute Replace:=wdReplaceAll, replacewith:=vbCr
End With

.Documents(.Documents.Count).SaveAs2 Filename:=ThisWorkbook.Path & "作成_案内案内_" & Replace(Replace(Cells(i, 2), " ", ""), "　", "") & ".docx"
.Documents(.Documents.Count).Close

i = i + 1
Loop

End With
wdApp.Quit
Set wdApp = Nothing

End Sub

作成するのに工夫が必要だったポイントは下記2点です。

①Wordのファイルを開いて操作を始めるのに同期がうまくいかないのか、エラーになることがあります。

他のサイトでも書いている人がいましたが、Sleepを入れて待機時間を作ると解決できました。

②ExcelとWordの改行の文字が異なります。

Excelは「vbLf」、Wordは「vbCr」もしくは「Chr(11)」ですのでこの部分の変更は最後に行う必要があります。