PowerPointのアニメーション機能と印刷を共存させたい

講義資料としてPowerPointで問題などを作った場合、アニメーションをつけて解答を表示させるように設定することが多いと思います。
私も研修を担当することがあるので、講義資料を作り、その中にアニメーションで解答が表示させられるように練習問題を組み込むことがあります。

このアニメーションは講義の際にはとても便利で必要な項目を過不足なく伝えられる優れた機能ですが、印刷して渡す資料にはアニメーションをつけた解答が全て表示された状態となってしまい、問題用紙として渡すことができなくなります。

逆に解答部分に目隠しを用意し、その目隠しを取り除くようにアニメーションを組み込んだ場合は、問題用紙を配布することはできますが、今度は解答を配布することができなくなります。

多くの人は配布資料用としてアニメーションをすべて消したファイルを印刷することで対処しているかと思いますが、管理するファイルが増えて不便になってしまいます。

この不便さを解消するためにアニメーション部分を表示させるか非表示とするかを切り替えるPowerPointのVBAコードを考えました。
今回紹介するVBAコードを組み込むことで、アニメーション部分の表示・非表示をすぐに切り替え、目的とする配布資料を印刷しやすくすることができます。

アニメーションの表示非表示を切り替えるための事前準備

下の画像のように、アニメーションのオブジェクト名をすべて「アニメ〇〇」で統一しておきます。
オブジェクト名の確認・変更は「ホーム」→「選択（矢印マーク）」→「オブジェクトの編集と表示」で行うことができます。

今回はこのオブジェクト名「アニメ〇〇」の最初3文字「アニメ」を認識させて表示非表示を切り替えるVBAコードを考えます。

アニメーションの表示非表示を切り替えるVBAコード

オブジェクト名が「アニメ」で始まるものを対象として表示非表示を切り替えるPowerPointのVBAコードは以下の通りです。
最初の1つ目のオブジェクトをチェックして現在の状態が表示・非表示のいずれかを認識するように組んでいます。

知っていると便利なPowerPointVBA

ExcelVBAほど使う頻度は高くないですが、PowerPointVBAも知っていると便利な機能がたくさんあります。
今回はアクティブになっているPowerPointのスライドをPDFにして出力するPowerPointVBAコードを紹介します。

PowerPointのスライドのPDFへの出力サンプル

以下のコードはアクティブになっているPDFファイルを同じファイル名のPDFとして出力するPowerPointVBAのサンプルです。

サンプルコードの説明・補足

①ファイル名の抜き出し方

ファイル名の拡張子を除いた部分は「Left(.Name, InStrRev(.Name, “.”) – 1)」で抜き出しています。

InStrRev関数で「.」の文字位置を確認し、Left関数で「.」より左部分を取り出し、変数FileNameに格納しています。

②PDFで出力するコードは2通りの方法がある

PowerPointのスライドをPDFで出力する方法は2通りあり、どちらを使用しても同じように出力できます。

パワーポイントの日付の更新マクロ

この間から仕事で研修の講師をすることがあって、パワーポイントでスライドを作っていたのですが、何度か使用するスライドの日付を毎回手動で更新していくのが面倒に感じ、一括修正の方法を考えてみました。

マクロを使用することである程度思い通りのものになったので、そのコードをここに記録しておきます。

パワーポイントのマクロの使用方法

パワーポイントのマクロはExcelと異なり、手順を覚えさせることはできないようです。

ショートカットの割り振りもできませんし、イベントプロシージャもスライドショーの起動時や、スライドの表示時の選択しかないので、編集時は使用しにくい印象があります。

マクロを実行するには「開発」タブから「マクロ」を選択するか「VisualBasic」をクリックしてVBEを起動し、マクロのコードを選択して再生ボタンを押すかのどちらかになります。

「開発」タブがない場合は開発タブを表示させる設定手順を行っておきましょう。

今回のパワーポイント用マクロを使う際の準備

テキストボックスの中から必要な部分を抜き出すのに、「テキストボックスの名前」を使用します。
テキストボックスの名前を事前に一定のルールに従って変更しておきます。

テキストボックスの名前の変更はPowerPoint2007の場合「ホーム」→「編集」→「選択」→「オブジェクトの選択と表示」の順に選択し、スライド上の図形の一覧が表示されたところで、選択している図形の名前をダブルクリックして名前を変更します。

今回は一括で変更するテキストボックスの名前を「日付」に指定しておきます。
以下に手順の動画を載せておきます。

名前を変更したテキストボックスをコピーペーストすれば同じ名前のテキストボックスを作ることができます。

複数のテキストボックスの日付を同時に変更したいなら、
①「テキストボックスを作る」→「名前をひとつずつ変更」よりも、
②「先にテキストボックスの名前を変更」→「コピーペースト」の方が時間と手間がかかりません。

パワーポイントで日付を一括で変更するマクロのVBAコード

このコードを使用すると「日付」という名前のテキストボックスを全て当日の日付に変更することが可能になります。

また応用として、色々な日付を割り当てるテキストボックスを用意する方法もあります。
下の例では「○日前」と名前を付けたテキストボックスの値を「今日から○日前」にできるVBAコードです。
（○には1-30までの数値が入ります。）

今回はパワーポイントの全てのスライドに対して一括で処理を行うコードを記載しました。
一つのスライドに対してのみの処理もまた別の機会に記載します。